Buchungsabschluss

Der Administrator kann für einzelne Benutzer sowie für den ganzen Mandanten einen Buchungsabschluss definieren. Wenn für einen Benutzer ein Buchungsabschluss festgelegt ist, kann er bis zum Datum des Buchungsabschlusses keine Zeitbuchungen mehr ändern.

Aktivierung

Der Buchungsabschluss liegt immer am Ende eines Monats und gilt für alle davor liegenden Buchungen. Durch die Aktivierung wird festgelegt, wie sich der Buchungsabschluss im Laufe der Zeit verschiebt. Die Aktivierung kann

• für einen Monat (absolut) oder für jeden Monat (relativ) angegeben werden, oder auch ganz abgestellt werden.
• für den Mandant und Benutzer einzeln festgelegt werden.

Absolute Aktivierung

Wird zur Aktivierung ein Datum angegeben, dann verschiebt sich der Buchungsabschluss an diesem Datum.

Beispiel
Das Aktivierungsdatum ist 15.04.2009. An den Tagen vor dem 15.04.2009 ist Buchungsabschluss am 28.02.2009, ab dem 15.04.2009 ist Buchungsabschluss am 31.03.2009. Er ändert sich erst wieder, wenn das Aktivierungsdatum geändert wird.

Relative Aktivierung

Wird zur Aktivierung eine Zahl angegeben, dann rückt der Buchungsabschluss automatisch jeden Monat vor.

Beispiel
Das Aktivierungsdatum ist als +15 angegeben. Dann ist vom 1. bis zum 14. des Monats April der Buchungsabschluss am 28. Februar, und ab dem 15. bis zum Ende des Monats ist Buchungsabschluss am 31. März. In jedem Monat schiebt sich der Buchungsabschluss am 15. jeweils um einen Monat nach vorne

Regel
Wenn die Aktivierung +x ist, berechnet sich das Buchungsabschlussdatum wie folgt: Man ziehe vom heutigen Datum (x-1) Tage ab und gehe dann zum letzten Tag des Monats, der vor diesem Datum liegt.

Keine Aktivierung

Wird zur Aktivierung N oder E angegeben, dann wird kein Buchungsabschluss festgelegt. Der Unterschied zwischen N und E ist erst relevant, wenn man die Festlegung für Mandant und Benutzer betrachtet.

Festlegung für Mandant und Benutzer

In der Grundeinstellung steht die Aktivierung für Mandant und Benutzer auf E (wie Egal), was bedeutet, dass kein Benutzer einen Buchungsabschluss hat. Aktivierung N für den Mandanten bedeutet: kein Buchungsabschluss für alle Benutzer; Aktivierung E für den Mandanten bedeutet: Buchungsabschluss nur für Benutzer mit spezifischer Aktivierung.

Der Administrator kann nun für einzelne Benutzer bei den Benutzerdaten den Buchungsabschluss aktivieren, indem er pro Benutzer eine absoluten Aktivierung (Datum), relative Aktivierung (Zahl) oder keine Aktivierung (N) angibt. Die folgende Abbildung zeigt einen Benutzer mit einer relativen Aktivierung von +30.

Wenn der Mandant (im Reiter Mandant) eine absoluten Aktivierung oder relative Aktivierung hat, dann gilt diese für alle Benutzer mit der Aktivierung E, ansonsten überstimmt die benutzerspezifische Aktivierung die mandantenspezifische. Die folgende Abbildung zeigt die Aktivierung +15 in den Mandanteneigenschaften.

Wenn dagegen der Mandant die Aktivierung N hat, dann hat kein Benutzer einen Buchungsabschluss, unabhängig von der benutzerspezifischen Aktivierung. Dies ist dazu gedacht, den Buchungsabschluss kurzfristig zu deaktivieren, ohne die benutzerspezifischen Aktivierungen zu verändern.

Achtung
Eine Änderung der Aktivierung wird für den jeweiligen Benutzer erst wirksam, wenn er sich erneut einloggt.

Auswertung

Im Reiter "Benutzer" wird für jeden Benutzer der aktuell aktive Buchungsabschluss angezeigt, sowie die für den Benutzer gültige Aktivierung. Dabei wird die Aktivierung fett angezeigt, wenn sie benutzerspezifisch ist.